Hochladen von Käufen aus dem Microsoft License Statement

IT Asset Management (Cloud)

Das Microsoft License Statement (MLS) ist ein nützliches Dokument zum Verwalten von Software-Assets von Microsoft. Das MLS ist ein von Microsoft veröffentlichter Bericht, der die von Ihrem Unternehmen gekauften Softwaretitel und die Zahl der Lizenzen (oder Lizenzberechtigungen) entsprechend dem Verständnis von Microsoft wiedergibt. Die Registerkarte „Pivot Data“ eines MLS-Reports wird von IT Asset Management zum Generieren des Lizenzstatus für Microsoft verwendet.

Tipp: Leider unterstützt der MLS-Import nur eine englische MLS-Tabellenkalkulation. MLS-Tabellenkalkulationen für andere Sprachen können bearbeitet werden, damit die Werte importiert werden können. Auf der Registerkarte Pivot Data müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

Der Reiter selbst muss englisch „Pivot Data“ benannt sein. Übersetzungen in andere Sprachen (wie „Pivot-Daten“ auf Deutsch, oder sogar „Pivotdata“ [ohne Leerzeichen] auf Dänisch) werden nicht erkannt. Es werden nur Daten der Registerkarte Pivot Data importiert.
Die amerikanische Schreibweise von Lizenz (license) muss verwendet werden. Sie können auf der Registerkarte Pivot Data die britische Schreibweise von Lizenz (licence) manuell in die amerikanische Schreibweise (license) ändern.
Das Berechnungsdatum wird in Zelle K3 erwartet (in einigen lokalisierten Versionen kann das Datum in Zelle L3 oder anderen stehen) und hat normalerweise das Format JJJJ/MM/TT.
Die Spaltennamen in Zeile 10 müssen folgende englische Überschriften in der angegebenen Reihenfolge haben:
- Product Pool
- License Product Family
- License Version
- Effective License Quantity
- Upgrade License Quantity
- Upgrade License Quantity (w/ Maintenance)
- Active SA Quantity
- Country of Usage (Es werden nur die Zeilen importiert, die in dieser Spalte den Wert All Countries (Alle Länder) aufweisen.)
- Expiring SA 0 - 12 Months
- Expiring SA 12 - 24 Months
- Expiring SA > 24 Months
Bei Zeilen, für die der Wert für Country of Usage (Land der Nutzung) auf All countries (Alle Länder) gesetzt ist (die einzigen Zeilen, die relevant sind), darf es keine Zeilen geben, die den primären Schlüssel kopieren, der durch die Kombination aller folgenden Spalten gebildet wird:
- Product Pool
- License Product
- License Product Family
- License Version.

Sie können mit dem MLS einen Ausgangsstatus für Microsoft-Käufe in IT Asset Management herstellen.

Wichtig: Für den MLS-Report (und seinen Import) gelten die folgenden Einschränkungen:

Im MLS-Report sind Details zu OEM-Software und im Einzelhandel gekaufter Software nicht enthalten, daher müssen diese separat in entsprechenden Kaufdatensätzen erfasst werden.
Kommerzielle, behördliche und akademische Organisation mit mehr als 250 Benutzern/Geräten haben vielleicht ein Microsoft Product and Services Agreement (MPSA). Informationen auf der Registerkarte MPSA des MLS-Reports sind weder auf der Registerkarte Lizenzzusammenfassung noch auf der Registerkarte Pivot Data enthalten und werden folglich nicht als Teil des unten beschriebenen Vorgangs in IT Asset Management importiert. Lizenzkäufe unter einem MPSA müssen durch entsprechende Kaufdatensätze erfasst werden.
Ein anhand des Microsoft License Statement erstellter Kaufdatensatz wird bei System-Audits üblicherweise nicht als Berechtigungsnachweis akzeptiert. Sie müssen daher ggf. später passende Original-Kaufdatensätze suchen und in IT Asset Management eingeben.

IT Asset Management erfordert Lizenzdatensätze, die üblicherweise aus Kaufdatensätzen erstellt werden. Alternativ zum Erfassen der Details vergangener Käufe von Microsoft bietet die Option Microsoft License Statement eine Möglichkeit zum Importieren eines MLS und zum Erstellen eines Satzes von Microsoft-Lizenzen in IT Asset Management. Zusätzlich zur Erstellung neuer Kauf- und Lizenzdatensätze können durch Hochladen eines MLS auch vorhandene Kauf- oder Lizenzdatensätze geändert werden. So können beispielsweise Berechtigungen, die aus mit vorhandenen Lizenzen verknüpften Käufen stammen, durch den Import eines neuen MLS deaktiviert werden.

Bei Auswahl der Option Empfehlungen akzeptieren und Käufe verarbeiten verwendet IT Asset Management automatische Empfehlungen, um (basierend auf dem Microsoft License Statement) Lizenzdatensätze zu erstellen, die mit den im MLS aufgezeichneten Berechtigungen übereinstimmen.

Anmerkung: Damit eine automatische Verarbeitung stattfinden kann, müssen Sie unter Automatisierung auf der Registerkarte Käufe auf der Seite Systemeinstellungen die Option Käufe automatisch verarbeiten aktivieren. Die Aktivierung dieser Option ruft weitere Konfigurationseinstellungen auf. Siehe IT-Asset-Management - Einstellungen: Registerkarte „Käufe“

Bei jedem MLS-Upload zeigt eine eingeblendete Meldung die Anzahl der Standardkäufe, Wartungskäufe und Upgrade-Käufe an, die infolge des Uploads erstellt wurden. Diese Informationen werden auch im Bereich Last 5 uploads der Seite angezeigt. Sie können auf den Link Protokoll herunterladen klicken, um die Protokolldatei herunterzuladen und so einen Audit-Trail der Ereignisse zu erhalten. Der MLS-Upload-Task erhält den Namen der MLS-Datei. Sie können diesen Task auch auf der Seite Systemtasks anzeigen.

Die verarbeiteten Käufe werden auf der Seite Verarbeitete Käufe angezeigt. Die Käufe, die erstellt, aber aus irgendeinem Grund nicht verarbeitet wurden, werden auf der Seite Nicht verarbeitete Käufe ohne Empfehlungen angezeigt.

Der MLS-Upload kann in folgenden Situationen verwendet werden:

Zum Herstellen eines ersten Ausgangsstatus

Zum schnellen Herstellen eines ersten Ausgangsstatus für Microsoft-Lizenzen können Sie ein Microsoft License Statement hochladen, um Kaufdatensätze des Typs Ausgangsstatus der Software auf Basis der Registerkarte Pivot Data des hochgeladenen Microsoft License Statement zu erstellen. Diese Option ist nützlich, wenn keine Microsoft-Lizenzdatensätze in IT Asset Management existieren und Sie den ersten Ausgangsstatus festlegen möchten. Wenn Sie das erste MLS mit ausgewählter Option Empfehlungen akzeptieren und Käufe verarbeiten hochladen, erstellt IT Asset Management neue Kauf- und Lizenzdatensätze und verknüpft die Kaufdatensätze mit entsprechenden Lizenzdatensätzen. Sie können diese Änderungen auf einer der folgenden Seiten überprüfen oder anpassen:

Auf der Seite Eigenschaften des Kaufs in der Registerkarte Lizenzen. Siehe Verknüpfen einer Lizenz mit dem betreffenden Kauf.
Auf der Seite Lizenzeigenschaften in der Registerkarte Käufe. Siehe Registerkarte „Käufe“.
Einige Käufe werden möglicherweise aus unterschiedlichen Gründen nicht verarbeitet, etwa weil der Produktname im MLS mit keinem Anwendungsdatensatz oder Namen in der Bibliothek für die Anwendungserkennung übereinstimmt oder eine Softwarelizenz-Definition mit mehreren Lizenzen im System übereinstimmt. Alle derartigen Käufe werden auf der Seite Nicht verarbeitete Käufe angezeigt und müssen manuell oder über den Assistenten zur Bestellverarbeitung verarbeitet werden. Siehe Nicht verarbeitete Käufe.

So erhalten Sie einen aktualisierten Ausgangsstatus

Unter Umständen müssen Sie den Microsoft-Lizenzstatus aktualisieren, wenn Sie ein neues MLS von Microsoft erhalten. In diesem Fall erkennt IT Asset Management den Import eines neuen Ausgangsstatus, indem das Datumsfeld in vorhandenen Käufen zur Herstellung des Ausgangsstatus für Software mit dem Datum des hochgeladenen MLS-Dokuments verglichen wird. IT Asset Management:

Deaktiviert die mit dem alten Ausgangsstatus verbundenen Lizenzen.
Deaktiviert alle mit den Lizenzen verknüpfte Käufe, die weiter zurückliegen als das Datum des neuen Kaufs zur Herstellung des Ausgangsstatus. Die Seite Lizenzberechtigungen zeigt auf der Registerkarte Käufe in der Spalte Zugewiesene Berechtigungen den Wert 0 und die ursprüngliche Anzahl von Berechtigungen (in Klammern) vor der Deaktivierung des Kaufs. Sie können diese Käufe in der Liste Käufe über die Spalte Berechtigungsstatus aktivieren. Auf Käufe mit dem Berechtigungsstatus Immer aktiviert hat der Import des Ausgangsstatus keinen Einfluss. Wenn Sie in den Lizenzeigenschaften der betreffenden Lizenzen auf die Registerkarte Käufe klicken, wird eine Popup-Meldung mit der Gesamtanzahl der Käufe angezeigt, deren Lizenzberechtigungen deaktiviert wurden.
Deaktiviert die Kauf- und Lizenzdatensätze, für die im neu hochgeladenen MLS kein Ausgangsstatus gefunden wurde. Davon ausgenommen sind die Datensätze, deren Entitlement status auf Immer aktiviert gesetzt ist.
Hängt das hochgeladene MLS-Dokument in den Lizenzeigenschaften einer betroffenen Lizenz an die Registerkarte Dokumente an.

Wenn Sie nicht möchten, dass sich künftige MLS-Importe auf neue Käufe auswirken, können Sie auf der Registerkarte Käufe der Seite Lizenzeigenschaften die Spalte Entitlement status für solche Käufe auf Immer aktiviert setzen. Sie haben beispielsweise drei verschiedene Microsoft-Lizenzen durch Barkäufe erworben und durch einen MLS-Import einen anfänglichen Ausgangsstatus etabliert. Wenn Sie den Lizenzstatus durch Import eines weiteren MLS aktualisieren, würden die Lizenzen deaktiviert werden, wenn das Datum des zugehörigen Kaufs vor oder auf den Tag des neuen Ausgangsstatus fiele.

Sie können die Seite Nicht verarbeitete Käufe zum Verarbeiten nicht verarbeiteter Käufe verwenden. Siehe Nicht verarbeitete Käufe. Sie können auch wie im Abschnitt oben beschrieben Käufe mit Lizenzen verknüpfen. Weitere Informationen finden Sie unter Verknüpfen einer Lizenz mit dem betreffenden Kauf und Registerkarte „Käufe“.

Anmerkung: Wenn Sie unterschiedliche MLS-Dokumente für unterschiedliche Unternehmensstandorte (wie zum Beispiel Europa und Asien) haben, müssen Sie diese Statements zu einer einzigen Datei zusammenführen und diese dann hochladen, um einen Ausgangsstatus zu etablieren.

Importieren von Käufen nach einem Import des Ausgangsstatus

Sie können neue Käufe erstellen oder importieren, nachdem bereits ein Ausgangsstatus importiert wurde. Die neuen Käufe können manuell erstellt und mit Lizenzen verknüpft oder durch die Verarbeitung eines Kaufs verarbeitet werden (siehe Nicht verarbeitete Käufe). Wenn das Datum des neu hinzugefügten Kaufs vor oder auf den Tag des Ausgangsstatus fällt, werden die zugewiesenen Berechtigungen deaktiviert und zählen dann nicht mehr als Berechtigungen für die verknüpften Lizenzen. Auf der Seite Lizenzeigenschaften auf der Registerkarte Käufe zeigt die Spalte Entitlement status für solche Käufe den Wert Deaktiviert an. Die Berechtigungen deaktivierter Käufe zählen beim Berechnen der Zahl der Berechtigungen für die verknüpften Lizenzen nicht.

Wenn das Datum eines Kaufs nach dem Datum des Ausgangsstatus liegt, werden die Berechtigungen des Kaufs zur verknüpften Lizenz gezählt. Auf der Seite Lizenzberechtigungen wird in der Registerkarte Käufe in der Spalte Zugewiesene Berechtigungen für die betreffende Lizenz eine Zahl ungleich null angezeigt.

Im Abschnitt „Letzte 5 Uploads“ angezeigte Details

Die folgenden Steuerelemente (alphabetisch sortiert) sind verfügbar:

Eigenschaft	Beschreibung (nur auf Englisch)
Task/Schritt	Der Name des Systemtasks. Wenn der Tasktyp beispielsweise `Upload von Bestellung` lautet, wird der Name der Upload-Datei als Taskname angezeigt. Wenn ein Task mehrere untergeordnete Tasks beinhaltet, wird in IT Asset Management vor dem Tasknamen das Symbol + angezeigt. Sie können auf das Symbol + klicken, um die Taskdetails zu erweitern. Bei Tasks zum Importieren von Bestellungen oder MLS (Microsoft License Statements) übernimmt z. B. ein untergeordneter Task den Upload der Datei und ein anderer den Import von Käufen.
Inventarisierungsstation	Der Name einer Inventarisierungsstation, die an der betreffenden Aufgabe beteiligt ist. Eine oder mehrere Inventarisierungsstationen sind möglicherweise mit einer Aufgabe beschäftigt. Bearbeitbar in den Eigenschaften der Inventarisierungsstation in der Registerkarte Allgemeine Angaben.
Verbindungstyp	Der Typ der für diesen Task verwendeten Verbindung. Dieses Feld kann einen der folgenden Werte annehmen: `CSV` `Einmaliger Upload` `Sonstige` `PowerShell` `SQL Server` Anmerkung: Sie können derzeit nicht nach diesen Werten filtern.
Erstellt von	Der Name des Operators, der diesen Task oder Schritt gestartet hat.
Enddatum	Der Zeitpunkt mit Datum und Uhrzeit, zu dem der Schritt oder Task abgeschlossen wurde.
Protokolle	Zeigt einen Link zum Herunterladen der Protokolldatei (falls vorhanden) für diesen Schritt an.
Servername	Der Name der Inventarisierungsstation , auf der/dem dieser Task oder Schritt ausgeführt wird.
Anfangsdatum	Der Zeitpunkt mit Datum und Uhrzeit, zu dem der Schritt oder Task gestartet wurde.
Status	Der Status dieses Schritts oder Systemtasks. Dieses Feld kann einen der folgenden Werte annehmen: `Abgeschlossen` `Mit Fehlern abgeschlossen` `Fehlgeschlagen` `In Bearbeitung` `Wird ausgeführt, es sind Fehler aufgetreten` `Ausstehend` `Geplant` `Übersprungen` `Gestartet` `Timeout` `Unbekannt`. Tipp: Ein über Nacht ausgeführter Bereinigungsvorgang kennzeichnet alle einzelnen Schritte mit „Timeout“, wenn sie bereits über 24 Stunden laufen. Der übergeordnete Systemtask wird ebenfalls mit Timeout gekennzeichnet, sobald ein einzelner Unterschritt das Zeitlimit überschritten hat und mit Timeout gekennzeichnet wurde.
Summary	Eine ausführlichere Zusammenfassung des Tasks. Die Informationen in der Zusammenfassung hängen vom jeweiligen Tasktyp ab. Beispiel: Bei Tasks zur Ausführung einer Discovery- und Inventarisierungsregel wird in diesem Feld die Anzahl der gemeldeten Inventarisierungsstationen angezeigt sowie ein Taskstatus wie „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“, „Mit Fehlern abgeschlossen“ oder „Timeout“. Bei Tasks zum Hochladen von Bestellungen werden als Ergebnis die Details zur Gesamtanzahl der aufgrund des Uploads erstellten Käufe angezeigt. Bei manchen Tasks wird der Link Details anzeigen aufgeführt. Sie können auf diesen Link klicken, um eine detaillierte Zusammenfassung der Aktionen anzuzeigen, die in dem Task durchgeführt werden.
Tasktyp	Der Typ des Tasks, der überwacht wird. Dieses Feld kann einen der folgenden Werte annehmen: `Active Directory` `ARL-Import` für standortgebundene Installationen `Business-Import` `Data-Warehouse-Export` `Ermittlungs- und Inventarisierungsregel` `Einmaliger Upload von Unternehmensgruppe` `Inventarimport` `Oracle-GLAS-Archiv` `Einmaliger Upload von Bestellung` `PVU-Import (veraltet)` `Abgleich` `SAP-Import` `SAP-Lizenzstatus` `Einmaliger Upload von Benutzerzuweisung`

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