Erstellen eines Kaufs

So erstellen Sie einen Kaufdatensatz manuell:

1. Wechseln Sie auf die Seite All Purchases und klicken Sie auf Kauf erstellen.
   IT Asset Management zeigt auf der Seite Eigenschaften des Kaufs die Registerkarte Allgemeine Angaben an.
2. Im ersten Bereich Bestellung wird die Firmenbestellung angegeben, in der dieser Kauf als Einzelposten enthalten war. (Eine erneute Wiedergabe derselben Details in den Eigenschaften anderer, separater Kaufdatensätze verknüpft sie alle mit derselben Bestellung. Es gibt keine eigene Anzeige von Bestellungen als eigenständige Einheiten.)
   1. Kopieren Sie die Bestellnummer aus der Bestellung oder einer dazugehörigen Rechnung.
   2. Geben Sie das Kaufdatum in dem von Ihnen bevorzugten Datumsformat ein oder wählen Sie es aus dem eingeblendeten Kalender aus.
   3. Suchen Sie im Feld Anbieter nach dem Händler, der Ihrem Unternehmen dieses Produkt verkauft hat, wählen Sie ihn aus, und klicken Sie dann auf Anbieter hinzufügen.
      Tipp: Der Händler/Wiederverkäufer muss bereits als Datensatz in IT Asset Management angelegt sein. Ist das nicht der Fall, erstellen Sie den Datensatz auf der Seite All Vendors.
3. Geben Sie im Bereich Details zu Kauf die genauen Daten des einzelnen gekauften Artikels an.
   1. Geben Sie eine hilfreiche Beschreibung an. Wenn für einen Kauf keine Artikelnummer (Stock Keeping Unit, SKU) erfasst wurde, verwendet IT Asset Management die Beschreibung zur Ausgabe von Empfehlungen hinsichtlich der Verarbeitung des Kaufs und der Verknüpfung des Kaufs mit der passenden Lizenz. Weitere Informationen finden Sie unter Registerkarte „Allgemein“.
   2. Wenn Sie im Feld Artikelnr./SKU die korrekte Artikelnummer (SKU) oder eine Teilenummer für den Artikel angeben können, kann IT Asset Management bessere Empfehlungen für die Verarbeitung geben und, bei Softwarekäufen, passende Eigenschaften für eine aus diesem Kauf erzeugte Lizenz vorschlagen.
   3. Im Feld Gekaufte Menge geben Sie an, wie viele identische Artikel in diesem Kauf enthalten sind. Wenn Sie beispielsweise drei Exemplare von Adobe Photoshop gekauft haben, geben Sie 3 ein.
   4. Bei herkömmlichen Käufen beträgt die Menge pro Einheit eins. Ändern Sie diesen Wert nur, wenn der von Ihnen gekaufte Artikel irgendeine Art von Kombinationsprodukt/Paketkauf war. Wenn Sie beispielsweise ein Paket von 5 Lizenzen gekauft haben, geben Sie eine 5 in das Feld Menge pro Einheit ein.
      Das mathematische Produkt aus Gekaufte Menge mal Menge pro Einheit wird als Tatsächliche Menge angezeigt. Wenn Sie beispielsweise drei Pakete mit jeweils 5 Lizenzen gekauft haben:

      • Gekaufte Menge = 3
      • Menge pro Einheit = 5
      • Tatsächliche Menge wird mit 15 berechnet.
   5. Suchen Sie bei softwarebezogenen Käufen nach dem Herausgeber der Software und wählen Sie ihn aus.
      Tipp: Das hat ebenfalls den Vorteil, dass sinnvolle Verarbeitungsempfehlungen gegeben werden können. Der Herausgeber muss bereits als Datensatz in IT Asset Management angelegt sein. Ist das nicht der Fall, erstellen Sie den Datensatz auf der Seite All Vendors.
   6. Legen Sie den Bestelltyp fest. Auch dieser ist für sinnvolle Verarbeitungsempfehlungen wichtig.
4. Suchen Sie im Abschnitt Empfohlene Lizenzänderungen nach einem zuvor erfassten und mit diesem Kauf verbundenen Vertrag und wählen Sie ihn aus. In einem Vertrag können Wartungs- oder Upgrade-Rechte definiert sein, die von einer aus diesem Kauf erstellten Lizenz geerbt werden können.
5. Erfassen Sie den Zeitraum der Wartung, der in diesem Kauf enthalten war. Markieren Sie das Kontrollkästchen Der Kauf beinhaltet Support, Wartung oder eine andere Dienstleistungsvereinbarung für folgenden Zeitraum und geben Sie Gültigkeitsbeginn und Ablaufdatum der Wartungsdeckung dieses Kaufs an. IT Asset Management kann Sie anhand dieser Datumsangaben u. a. über anstehende Verlängerungen informieren.
6. Wenn dieser Kauf durch ein Volumenlizenzprogramm gedeckt ist, erfassen Sie den entsprechenden Pool und den Punktewert.
7. Erfassen Sie optional mögliche relevante Details auf anderen Registerkarten der Seite „Eigenschaften des Kaufs“.
   Hilfreich können unter anderem folgende Informationen sein:

   • Das Hinzufügen von Kostendetails auf der Registerkarte Finanzielle Angaben. Mit diesen Angaben kann IT Asset Management zum Beispiel Dinge wie zu viel getätigte Ausgaben oder Fälle von Unterlizenzierung abschätzen, oder auch die veranschlagten Kosten der Verlängerung bei manchen Lizenztypen.
   • Das Hinzufügen von Details auf der Registerkarte Zuständigkeit. Mit diesen Angaben kann ein Kauf kontingentiert oder eingeschränkt werden, sodass (beispielsweise) Lizenzberechtigungen aus dem Kauf nur von Geräten oder Nutzern im gleichen Kontingent verbraucht werden können.
8. Klicken Sie auf Erstellen, um den Kauf anzulegen.